In questo particolare momento storico le video conferenze non sono mai state così popolari: tra lavoro agile, smart schooling e corsi di formazione, milioni di persone in tutto il mondo si sono trovate costrette a familiarizzare con strumenti di cui ignoravano l'esistenza fino a pochi giorni prima.
Questo articolo, volutamente entry-level, è dedicato proprio a quelle persone poco avvezze al funzionamento di questi sistemi e che hanno urgente bisogno di utilizzarli per poter svolgere le loro attività: non si tratta dunque di una guida avanzata per chi conosce già quegli applicativi ma di un riassunto di concetti generali che, speriamo, potrà essere utile a quanti si trovano a tutt'oggi in difficoltà.
Il tutorial che state per leggere è diviso in due parti:
- La prima, denominata Concetti Generali, illustra una serie di funzionalità comuni a tutti i principali strumenti di video-conferencing ad oggi utilizzati, come ad esempio Microsoft Teams, Google Hangout Meet, Cisco WebEx, Zoom e Jitsi Meet.
- La seconda, che abbiamo chiamato Problematiche comuni, evidenzia alcune particolarità di ciascuno di questi sistemi.
Ovviamente, la guida che abbiamo preparato dà per scontato che le video conferenze a cui si desidera partecipare siano organizzate da altri (scuole, clienti, collaboratori, responsabili IT, organizzatori del corso, etc.): in altre parole, si tratta di una panoramica che illustra le modalità di partecipazione da "ospite". Nel caso in cui abbiate bisogno di utilizzare questi strumenti "da organizzatore", ovvero per organizzare videoconferenze anziché partecipare a quelle create da altri, la questione diventa leggermente più complessa: sarà infatti necessario attivare un piano "business" (di solito a pagamento, anche se in questo periodo molti di questi strumenti hanno attivato piani gratuiti speciali), nonché imparare qualche piccola nozione tecnica in più, variabile a seconda dello strumento che vorrete utilizzare a tale scopo: se avete questo tipo di esigenza, scrivete le vostre difficoltà nella sezione commenti che trovate al termine di questo articolo e cercheremo di aiutarvi nel migliore dei modi e/o consigliarvi sulla soluzione più efficace da adottare per le vostre esigenze specifiche.
Buona lettura!
Aspetti Generali
La prima domanda che è opportuno porsi quando ci si presenta l'opportunità (o la necessità) di partecipare a una video-conferenza è relativa alla modalità di partecipazione, ovvero al dispositivo che vogliamo utilizzare. Per semplicità, ci limiteremo alle quattro alternative oggi maggiormente utilizzate e quindi più comuni: PC fisso, PC portatile, smartphone e tablet.
La maggior parte dei software di video conferenza oggi utilizzati può essere utilizzata sia in modalità PC/desktop (tramite web browser e/o app desktop da installare ad-hoc) che in modalità mobile, ovvero su smartphone/tablet (tramite app Android o iOS): se non siete pratici di questi software il nostro consiglio è quello di iniziare con la modalità PC/desktop, che è di solito più facile da utilizzare e consente di avere un controllo maggiore su tutto quello che succede. Nel caso in cui non abbiate un PC a disposizione, dovrete necessariamente utilizzare un mobile device, sul quale installare la relativa app dedicata: in alternativa, se il software di video-conferencing lo consente, potrete partecipare in modalità dial-in, ovvero utilizzando un normale telefono fisso o mobile, chiamando un numero VOIP dedicato e inserendo un PIN che vi porterà all'interno della video-conferenza (ovviamente in modalità "solo audio").
A prescindere dal software e dal dispositivo che si andranno a utilizzare per la connessione, l'elenco dei passaggi da effettuare per partecipare a una video-conferenza può essere riassunto nel seguente modo:
- Un organizzatore (scuola, cliente, partner, speaker, etc.) crea una "stanza" virtuale che ospiterà la riunione: nella maggior parte dei casi questa "stanza" si attiverà e/o consentirà l'accesso agli utenti ospiti soltanto nel giorno e nell'ora prefissati, ma in determinate circostanze potrebbe essere sempre attiva (always on): in questo secondo caso sarà cura degli stessi invitati agire nel pieno rispetto dell'orario comunicato, evitando di effettuare l'accesso in momenti diversi.
- L'organizzatore di cui sopra, una volta creata la stanza, invita una serie di "inviti" agli indirizzi e-mail dei partecipanti.
- Tutti gli invitati ricevono una e-mail con le informazioni sull'evento, che conterrà un link alla video-conferenza (pubblico o privato a seconda del software utilizzato) che potrà essere utilizzato per partecipare (senza bisogno di avere un account sulla piattaforma) nel giorno e ora previsti. Nel caso in cui il software preveda l'accesso in modalità dial-in la mail conterrà anche il numero di telefono - o un elenco di numeri, o un link a una pagina web contenente un elenco di numeri - e il PIN da digitare per connettersi in quel modo. Inutile dire che partecipare da PC o mobile app consentirà un'esperienza utente nettamente migliore, non soltanto per la possibilità di essere "visti" in video ma anche per una serie di controlli e funzionalità aggiuntive (chat testuale, lavagna virtuale, screen sharing, etc.) di cui la modalità dial-in è inevitabilmente priva.
- Una volta eseguito, il link aprirà il browser e/o offrirà la possibilità di scaricare la app desktop (o mobile, se eseguito da smartphone) per potersi connettere alla conferenza. La app, una volta installata, resterà ovviamente disponibile per poter partecipare anche a tutte le riunioni successive organizzate con quello strumento. Nel caso in cui non si voglia installare la app (o si abbiano problemi con il suo utilizzo) sarà possibile accedere alla conferenza in modalità web, ovvero direttamente con il browser, alternativa che però consigliamo solo se si riscontrano problemi di qualche tipo con la app in quanto solitamente "inferiore" in termini di qualità e performance .
- Una volta installata la app e/o effettuato l'accesso alla stanza sarà possibile impostare il proprio nome, abilitare o disabilitare il proprio audio e/o video, e quindi accedere alla stanza. La possibilità di disabilitare l'audio e/o il video è una funzionalità molto importante, poiché consente di limitare il consumo di banda e (soprattutto) impedire che eventuali suoni "ambientali" vadano a disturbare gli altri partecipanti quando non è il proprio turno di parlare: questo è particolarmente importante nelle video-conferenze di tipo "asimmetrico" (es. corsi di specializzazione o classroom), dove a parlare è soprattutto un numero limitato di utenti (il docente) e tutti gli altri hanno un ruolo di "auditori": questi ultimi potranno attivare il video e/o l'audio soltanto quando richiesto, minimizzando il loro "impatto" in termini di bandwidth e rumori di fondo.
Come potete vedere il funzionamento di una video-conferenza standard è estremamente semplice, come testimoniato dai tantissimi utenti che stanno già utilizzando questi software per lavoro, home schooling e altre attività da autodidatti e senza alcun bisogno di guide come questa. Al tempo stesso, può essere utile perdere qualche minuto a sottolineare una serie di problematiche comuni alle quali vale la pena di fare attenzione, specialmente se si è ancora alle prime armi con questi strumenti.
Problematiche comuni
Vediamo ora una serie di problematiche comuni connesse all'utilizzo dei software di video-conferencing e/o alla partecipazione alle video-conferenze.
E-Mail di invito ricevuta su un altro dispositivo
Il primo problema che ci preme affrontare riguarda l'utilizzo della e-mail di "invito" (e la fruizione del relativo link di accesso alla video-conferenza) quando questa viene ricevuta su un dispositivo diverso da quello con cui si desidera partecipare. Si tratta di una situazione piuttosto comune per tanti operatori che, in questi giorni di gestione della pandemia e conseguenti decreti che impongono il distanziamento sociale, si trovano a lavorare in modalità Smart Working collegandosi al proprio PC Aziendale tramite VPN e Remote Desktop: in questa situazione gli inviti alle videoconferenze di lavoro saranno con tutta probabilità ricevuti sulla e-mail aziendale (e quindi sul PC aziendale a cui si saccede da remoto) e non sul PC Smart Working (ovvero su quello che sarà poi utilizzato per partecipare alla conferenza, in quanto è lì che si trovano microfono, cuffie e cam): questo significa che sarà necessario trovare un modo efficace per "trasferire" la e-mail di invito - o il link ivi contenuto - dal PC aziendale al PC Smart Working.
Un poblema del tutto analogo a quello testé descritto lo ha anche chi ha configurato la e-mail solo sul telefono cellulare e vuole partecipare alla video-conferenza da PC desktop (o viceversa): anche in quel caso sarà necessario adottare una delle soluzioni sopra indicate.
Per far questo è possibile utilizzare uno dei seguenti metodi, più o meno utilizzabili a seconda dello strumento utilizzato, del tipo di invito e delle policy aziendali eventualmente in vigore:
- Copiare la URL relativa al collegamento tramite Remote Desktop (tasto destro del mouse sul link/pulsante di invito, quindi "copia collegamento").
- Accedere tramite webmail alla e-mail aziendale dal PC Smart Working (facendo attenzione a NON memorizzare la password nel browser del suddetto PC).
- Inoltrare la e-mail contenente l'invito a una casella e-mail personale o altra e-mail sotto il nostro controllo, alla quale si potrà accedere dal PC Smart Working tramite client di posta o webmail. Nel caso in cui si decida di ricorrere a questa modalità, consigliamo di cancellare la e-mail così inoltrata subito dopo averla utilizzata, così da non lasciare "tracce aziendali" sul PC personale.
- Eseguire il link di invito sul PC Aziendale (con relativa apertura del browser), quindi effettuarei il copia/incolla della URL presente nella barra degli indirizzi del browser così aperto.
In linea teorica, è anche possibile risolvere la cosa partecipando alla videoconferenza dal PC Aziendale: si tratta però di una modalità che ci sentiamo di sconsigliare a chiunque non abbia buone conoscenze informatiche, in quanto necessita di conoscenze specifiche necessarie per trasferire l'audio e/o il video tra i due PC connessi tramite Remote Desktop. In ogni caso, gestire una conference "da remoto" è decisamente molto più complicato, problematico e inefficiente di ciascuno dei punti sopra elencati.
Errori durante l'accesso
In alcune situazioni è possibile che il software utilizzato per entrare nella videoconferenza (web app, desktop app o mobile app, a seconda delle modalità descritte nei paragrafi precedenti) restituisca un messaggio di errore, come nel caso mostrato dalla screenshot di seguito:
Si tratta di un problema che di solito si verifica quando l'utente si è loggato con un proprio account personale con permessi da "organizzatore", che - nel caso di applicativi come Microsoft Teams e Google Meet - potrebbe entrare in conflitto con l'invito, che si aspetta che la app parta in modalità "ospite". La soluzione che vi consigliamo di adottare in questi casi è quella di effettuare il logout (dalla app e/o dal sito web che dovesse aprirsi nel vostro browser) e quindi clickare nuovamente sul link di invito. Se questo non fosse sufficiente a risolvere, è possibile provare a cancellare i cookie di autenticazione e riprovare: nella maggior parte dei casi la problematica tenderà a risolversi da sola non appena il software riuscirà a partire in modalità "ospite".
Assenza della desktop app
Alcuni software di video-conferenza, come ad esempio Jitsi Meet (un'ottima alternativa open-source che sfortunatamente non gode ancora di grande popolarità rispetto ai competitor commerciale) e il più famoso Google Hangout Meet, non hanno una app desktop: in altre parole, la connessione da un PC è consentita soltanto attraverso il browser e la web app.
Conclusione
Siamo arrivati alla fine di questa guida. Proviamo adesso a riassumere le cose da fare per partecipare da "ospiti" a una video-conferenza:
- Comunicare all'organizzatore gli indirizzi e-mail delle risorse che dovranno partecipare alle riunione.
- Attendere l'arrivo della e-mail di invito, che conterrà il link alla conference.
- Se necessario, acquisire il link dalla e-mail ricevuta (con tasto destro - copia, o tramite webmail, oppure eseguirlo e copiare la URL dal browser che si aprirà, etc.) e "trasferirlo" sul dispositivo con cui si intende partecipare alla video-chiamata.
- Eseguire il link sul dispositivo (PC aziendale, PC Smart Working, smartphone, tablet, etc.)
- Risolvere eventuali problematiche specifiche (es. disconnettersi dalla app e lanciare nuovamente il link) in caso di problemi.
Grazie dell'attenzione e... felici videoconferenze!
