E' un dato di fatto che, negli ultimi anni, la gestione della documentazione personale e aziendale stia subendo anche in Italia una progressiva trasformazione: sempre più utenti si stanno rendendo conto che le metodologie di lavoro tradizionali, solitamente basate sull'utilizzo quasi esclusivo di file Word in formato .doc e .docx, riescono sempre meno a far fronte alle crescenti esigenze in termini di:
- conservazione delle revisioni
- tracciamento puntuale delle modifiche e dei commenti e dei loro rispettivi autori
- uniformità degli stili
- visualizzazione su dispositivi mobili
- accessibilità da web o da reti diverse da quella aziendale
- tecniche di storage, backup e retention centralizzate
- modifiche disponibili in real-time
E molte altre necessità, tipiche della realtà lavorativa moderna.
Nonostante negli ultimi anni Microsoft abbia fatto del suo meglio per "rincorrere" queste esigenze, equipaggiando le ultime versioni di Word con strumenti piuttosto sofisticati, il sorpasso dei text-editor online appare sempre più marcato ed evidente.
L'esempio perfetto di questo mutamento di prospettiva è dato dal crescente utilizzo degli strumenti di collaborative editing messi a disposizione da piattaforme come Office365 e Google Drive che, raggiunta una fase di piena maturazione, stanno conquistando ogni mese migliaia di professionisti provenienti da qualsiasi settore. Questa rivoluzione coinvolge anche chi non si trova ancora a proprio agio con gli strumenti di editing online e non riesce ancora ad abbandonare i file tradizionali, visto che le applicazioni desktop di Google Drive o Dropbox consentono di condividere con estrema facilità anche normalissimi documenti Word ed Excel.
Parallelamente agli strumenti basati su Cloud si sta diffondendo anche in Italia l'utilizzo delle cosiddette Wiki aziendali, oggi utilizzate soprattutto nelle attività legate alla documentazione interna: Procedure ISO, Procedure per la Qualità, Policy aziendali, Documentazione per la Privacy, Documentazione tecnica, sistemistica e/o di rete e via dicendo. Si tratta senza dubbio di un campo di applicazione ideale: l'approccio semantico, la filosofia collaborativa e la grande semplicità d'uso rendono le Wiki perfette per svolgere il ruolo di enciclopedie aziendali.
Il difficile, come sempre in questi casi, è trovare la forza (e la voglia) per migrare efficacemente da un sistema all'altro. Per questo può essere molto utile uno strumento, sviluppato e offerto gratuitamente da Microsoft, che consente di salvare un qualsiasi documento aperto con MS Word (doc, docx, rtf, etc.) in un testo formattato con il markup di MediaWiki.
Il nome di questo strumento è Microsoft Office Word Add-in For MediaWiki, ed è scaricabile gratuitamente a questo indirizzo:
Purtroppo, il tool non è nativamente compatibile con le versioni di Word 2013 e 2016. Fortunatamente è possibile risolvere il problema effettuando alcune modifiche al registro di sistema di Windows. In dettaglio, questi i passaggi da effettuare:
- Aprire il registro di sistema (Start > Esegui > regedit , oppure digitando regedit da Prompt dei Comandi)
- Recarsi sulla chiave HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\14.0\Word\Text Converters\OOXML Converters\Export\MediaWiki
- Copiare l'intero contenuto di quella chiave e le tre entry ivi contenute ( Clsid , Extensions e Name ) all'interno della chiave HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\, avendo cura di ricreare anche tutto l'albero di sottochiavi a partire da \14.0\Word\
Sfortunatamente lo strumento regedit non consente di effettuare un copia/incolla, quindi il lavoro da fare manualmente è piuttosto lungo. Per semplificarvi la vita abbiamo preparato i due file di registro da utilizzare per Office 2013 e Office 2016:
MediaWiki-Word-Office.zip 0.92 KB 123 downloads
Registry Script to fix an issue with Microsoft Office Word Add-in For MediaWiki making...Una volta applicate le modifiche al registro, il formato MediaWiki (*.txt) apparirà nell'elenco dei formati disponibili per il salvataggio di qualsiasi documento. Ovviamente, non aspettatevi che il tool riesca a convertire i file aventi una formattazione troppo complessa: ad esempio, in caso di presenza di intestazione (header) o piè di pagina (footer), il convertitore non riuscirà a convertirlo e darà un messaggio di errore. L'unico modo per risolvere questi problemi, allo stato attuale delle cose, è creare una versione "semplificata" del file eliminando le formattazioni non supportate.
Per il momento è tutto: buona conversione!
