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Microsoft Teams offre la possibilità di registrare le riunioni per consentire ai partecipanti di rivedere i contenuti in un secondo momento o per condividerli con chi non ha potuto partecipare. Questa funzione è particolarmente utile per il lavoro remoto, la formazione e la gestione di progetti.
In questo articolo spiegheremo il funzionamento di questa fondamentale funzionalità, con un focus particolare sul funzionamento delle registrazioni, sul percorso dove vengono salvate e su come risolvere alcune problematiche relative ai permessi di accesso delle stesse.
Come Funzionano le Registrazioni delle Riunioni
Per avviare una registrazione in Microsoft Teams, segui questi passaggi:
- Durante una riunione, fai clic sui tre puntini ("...") nella barra di controllo della riunione.
- Seleziona Avvia registrazione e trascrizione.
- Un avviso verrà mostrato a tutti i partecipanti, informandoli che la riunione è in fase di registrazione.
Dove Vengono Salvate le Registrazioni?
A seconda del tipo di account e dell'organizzazione, le registrazioni vengono salvate in posizioni diverse:
- Microsoft OneDrive: Se la riunione è tra membri di un'organizzazione, la policy predefinita prevede che la registrazione verrà salvata nella cartella "Recordings" dell'utente che ha organizzato la riunione (a prescindere dall'utente che ha avviato la registrazione).
- SharePoint: Se la riunione è in un canale di Teams, la registrazione varrà archiviata nella libreria documenti del team in SharePoint.
Nello specifico, tutti i percorsi predefiniti per le varie possibili combinazioni sono illustrati e spiegati nel dettaglio in questo link ufficiale Microsoft.
Questi percorsi predefiniti possono essere modificati se si possiede una licenza premium di MS Teams. Ad esempio, se si desidera che le registrazioni vengano salvate nella cartella "Recordings" dell'utente che ha avviato la registrazione anziché dell'utente che ha organizzato la riunione, con MS Teams Premium è possibile farlo nel seguente modo:
- Accedere a Teams Admin Center
- Nel menu a sinistra, selezionare Riunioni > Policy riunioni.
- Selezionare la policy che viene applicata agli utenti (es. Global se è la policy predefinita)
- Cercare l'opzione Archiviazione delle registrazioni delle riunioni
- Assicurarsi che sia impostata su OneDrive for Business
- Verificare che le seguenti opzioni siano impostate correttamente:
- Consenti ai partecipanti di avviare la registrazione: Attivato
- Salvataggio delle registrazioni delle chiamate private su OneDrive del registratore: Attivato
- Consenti registrazione cloud: Attivato
Accesso e Condivisione delle Registrazioni
Una volta terminata la riunione, la registrazione sarà disponibile nei seguenti modi:
- Un link alla registrazione verrà condiviso automaticamente nella chat della riunione.
- Gli utenti che hanno partecipato alla riunione - e/o quelli che hanno i permessi di accesso al Team - potranno recuperare la registrazione nella pagina delle registrazioni condivise di Microsoft 365, accessibile all'indirizzo https://www.office.com/launch/Stream
Download di una singola registrazione
Per impostazione predefinita, inizialmente solo il proprietario della registrazione - ovvero l'organizzatore della riunione - può eseguire il download del file e/o spostarlo in un'altra location: gli altri partecipanti possono solo visualizzarla e/o condividerla, ma non hanno la possibilità di effettuare il download, a meno che non siano stati abilitati dal proprietario stesso.
Per abilitare un utente alla condivisione e/o visualizzazione di una riunione, il proprietario deve compiere i seguenti passaggi:
- Aprire la pagina dello stream su cui si trova il video
- Fare click sul Pulsante a sinistra Condividi
- Scegliere la entry Gestisci accesso
- Fare click sull'icona Concedi accesso (in alto a destra, accanto a ... "altre opzioni" e alla classica X "chiudi")
- Nel pannello Concedi accesso che si aprirà, digitare i nomi degli utenti con cui si vuole condividere la riunione e impostare i permessi del caso (modifica, visualizza, visualizza senza download), quindi fare click sul pulsante Concedi accesso per confermare l'operazione
Sfortunatamente questa procedura va eseguita per ogni singolo video: purtroppo ad oggi non è possibile concedere questi permessi in modo "globale" per team, canale o organizzazione, a meno di non avere una licenza premium di MS Teams e modificare le policy di registrazione predefinite (come abbiamo spiegato in precedenza).
Concedere il download di tutte le registrazioni
Se non si possiede una licenza Teams Premium, l'unico modo per consentire a un utente diverso dall'organizzatore della riunione il download di tutte le registrazioni passate, presenti e future (senza dover intervenire su ciascun singolo file) è chiedere al proprietario della riunione di compiere i seguenti passaggi:
- Accedere a Sharepoint
- Accedere alla cartella Registrazioni, nella quale vengono automaticamente registrati i video delle riunioni organizzate dall'utente come proprietario.
Concedere i permessi di accesso in modifica o visualizzazione agli utenti a cui si vuole concedere il permesso di download alle registrazioni, modificando l'impotazione predefinita (che prevede la possibilità di visualizzare, ma senza poter effettuare il download).
In questo modo tutti i video presenti nella cartella /Recordings/ , così come quelli relativi a tutte le registrazioni future, saranno accessibili agli utenti indicati. Ovviamente, l'aspetto negativo di questo workaround è dato dal fatto che, in questo modo, quegli utenti avranno accesso a TUTTI i file contenuti nella cartella /Recordings/ dell'utente in questione, ovvero a tutte le registrazioni personali dell'utente, comprese quelle potenzialmente riservate: è quindi fortemente consigliabile evitare questa pratica, a meno che l'utente non sia assolutamente certo di voler condividere qualsivoglia registrazione effettuata tramite MS Teams all'interno di riunioni organizzate da lui con gli utenti di cui sopra.
Per limitare questa problematica, è consigliabile creare una o più cartelle /Shared/ all'interno della cartella /Recordings/ e condividere quelle, spostando poi manualmente i file che si desidera condividere con i vari utenti e/o gruppi. A quel punto, sarà sufficiente copiare (spostare NON è sufficiente) i file da condividere da /Recordings/ a /Recordings/Shared/ per consentire agli utenti in questione di poterli scaricare e/o gestire (a seconda dei permessi assegnati).
Workaround: modificare il proprietario della riunione
Per agevolare la gestione delle registrazioni e consentire che sia chi fa partire la registrazione a poterla gestire in autonomia e senza problemi, il workaround migliore possibile con la versione non-premium di MS Teams è fare in modo che l'organizzatore della riunione e colui che fa partire la registrazione coincidano: in questo modo, la registrazione sarà memorizzata nella cartella Sharepoint personale dell'utente che ha fatto partire la riunione, consentendo a quest'ultimo di poterla rinominare, scaricare, spostare, eliminare, etc.
Limiti e Durata di Conservazione
Le registrazioni sono soggette a politiche di conservazione definite dall'organizzazione:
- Alcune aziende applicano limiti di conservazione, eliminando automaticamente le registrazioni dopo un determinato periodo.
- Gli amministratori IT possono configurare le impostazioni per l'archiviazione prolungata o la rimozione automatica.
Per impostazione predefinita, le registrazioni vengono automaticamente eliminate dopo 2 mesi: pochi giorni prima dell'eliminazione verrà inviata una e-mail di notifica per avvisare il proprietario dell'imminente cancellazione, che potrà essere annullata semplicemente spostando la registrazione in una qualsiasi altra cartella.
Trascrizioni e Sottotitoli
Microsoft Teams supporta la trascrizione automatica delle riunioni durante la registrazione. Se attivata:
- Il testo trascritto verrà salvato insieme alla registrazione.
- I partecipanti potranno visualizzare la trascrizione sincronizzata con l'audio durante la riproduzione.
Le trascrizioni possono essere scaricate e modificate in seguito.
Considerazioni sulla Privacy
L'avviso automatico all'inizio della registrazione garantisce trasparenza e conformità alle normative sulla privacy. Tuttavia, è sempre buona norma informare i partecipanti prima di registrare una riunione, specialmente se si trattano dati sensibili.
Conclusioni
Le registrazioni delle riunioni in Microsoft Teams sono un potente strumento per la collaborazione e la gestione delle informazioni aziendali. Con una corretta gestione delle autorizzazioni e delle politiche di conservazione, possono migliorare la produttività e la comunicazione all'interno dei team di lavoro.
