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In un precedente articolo abbiamo fatto del nostro meglio per fornire una panoramica degli aspetti legati alla sicurezza e alla protezione dei dati del formato PDF, e alla possibilità di utilizzare la funzionalità PDF Redact Tools per eliminare in modo permanente contenuti riservati e dati personali.
In questo articolo ci dedicheremo ad approfondire ulteriormente gli aspetti legati alle modalità di utilizzo di questa funzionalità con Kofax PowerPDF, un software di elaborazione e modifica di documenti PDFche mette a disposizione la maggior parte delle funzionalità di Adobe Acrobat Pro DC con un licensing plan decisamente più abbordabile.
Installazione
Per poter utilizzare le funzionalità PDF Redact Tools è necessario dotarsi della versione Advanced di Kofax PowerPDF, acquistabile per 179 EUR ma disponibile in versione gratuita (try before buy) per un periodo di prova di 15 giorni.
L'eseguibile è scaricabile dal sito ufficiale compilando un apposito modulo, che consente di accedere a una pagina di download diretto nonché di ricevere il link tramite e-mail.
Il processo di installazione del software avviene secondo modalità standard: un pratico wizard visuale ci guiderà attraverso i passaggi fondamentali dell'installazione, al termine della quale sarà possibile scegliere di impostare il software come visualizzatore predefinito per i file PDF di sistema e/o per quelli scaricabili dal web. Nel probabile caso in cui si disponga di software dedicati per l'apertura dei file PDF è consigliabile DISABILITARE le checkbox relative a questa impostazione, così da non compromettere l’attività quotidiana dell’utente.
Una volta terminata l’installazione, assicurarsi di far partire il software in modalità di prova:
Questa scelta sarà da ripetere ad ogni avvio del software.
Utilizzo di PowerPDF
Al primo avvio il software chiederà nuovamente di essere impostato come visualizzatore predefinito di PDF: come già detto nel paragrafo precedente, nella maggior parte dei casi è consigliabile rispondere negativamente, avendo cura di selezionare il checkbox "non visualizzare più" così da non dover rispondere a questa domanda successivamente.
Una volta fatto questo, sarà possibile aprire il file PDF contenente i dati da rimuovere permanentemente. Le funzionalità che consentono di rimuovere i contenuti riservati dal file sono tutte disponibili all'interno della tab PROTEZIONE, accessibile mediante il menu principale.
In dettaglio, l’eliminazione dei contenuti riservati nel documento si compone di due attività, che andranno effettuate in ordine sequenziale:
- Eliminazione dei metadati, effettuabile mediante la funzionalità Rimuovi elementi (per selezionare quali rimuovere e quali no) o la funzionalità Pulisci documento (per rimuoverli tutti, con richiesta salvataggio immediato).
- Eliminazione dei contenuti interni al PDF (testi, immagini, link, etc.) presenti all’interno del documento, effettuabile mediante le funzionalità di oscuramento (marca per oscuramento, applica oscuramento, etc).
Eliminazione dei metadati
Per effettuare l’eliminazione dei metadati consigliamo di utilizzare la funzionalità Rimuovi Elementi presente nella parte centrale della sezione PROTEZIONE del menu principale, in quanto - a differenza della funzionalità Pulisci documento - non richiede il salvataggio immediato.
Come si può vedere nella schermata, la pressione del pulsante comporterà l’apertura di una finestra modale mediante la quale sarà possibile selezionare gli elementi da rimuovere (se presenti): per impostazione predefinita, tutti i metadati che è possibile rimuovere saranno già selezionati. Fare click su Rimuovi per confermare la rimozione; il software avviserà che gli elementi selezionati sono stati rimossi dal documento, ma che sarà necessario salvare il file per confermare l’operazione: si tratta di un comportamento compatibile con la maggior parte delle esigenze, in quanto rende possibile procedere con l'eliminazione dei contenuti interni al PDF (cfr paragrafo successivo) prima di salvare il file.
Alternativamente, nel caso la rimozione dei metadati sia l'unica attività che ci interessa, è possibile utilizzare la funzionalità Pulisci documento, che applica automaticamente la rimozione di tutti i metadati presenti e consente il salvataggio immediato del documento così "epurato":
Eliminazione dei contenuti interni al PDF
Una volta applicata l’eliminazione dei metadati del documento è possibile passare all’eliminazione dei contenuti mediante le funzionalità di oscuramento, che si trovano in alto a destra nella medesima sezione PROTEZIONE:
In dettaglio, queste le funzionalità che è possibile utilizzare:
- Marca per oscuramento: consente di selezionare del testo all’interno del documento (cursore a barra verticale) e/o tracciare rettangoli per coprire porzioni di documento (cursore a croce). La prima modalità dovrà essere utilizzata per eliminare i testi “in digitale”, mentre la seconda per eliminare le immagini e/o i testi oggetto di scansione. E’ possibile “marcare” più porzioni di documento prima di applicare l’oscuramento (vedi sotto).
- Applica oscuramento: applica l’oscuramento a tutte le marcature selezionate mediante l’opzione precedente, senza possibilità di tornare indietro.
- Cerca e oscura: consente di cercare del testo all’interno del documento (come il classico “trova” o “cerca”) e oscurare tutte le occorrenze: ovviamente funziona solo se il testo è “in digitale”, ovvero non oggetto di scansione.
- Proprietà oscuramento: funzionalità che consente di personalizzare le caratteristiche del “rettangolo” di oscuramento (colore, aspetto, etc.): poiché l’impostazione predefinita (rettangolo nero) va bene per le nostre esigenze, può essere ignorata.
L’operatore avrà dunque il compito di visionare il documento e marcare per l’oscuramento tutti i contenuti da eliminare, per poi applicare l’oscuramento con l’apposita opzione. Il risultato finale sarà analogo a quello visualizzato nella schermata seguente:
Una volta applicato l’oscuramento, è consigliabile effettuare una seconda lettura del documento "oscurato" al fine di verificare la non sussistenza di ulteriori contenuti riservati: nel caso se ne trovassero altri, sarà possibile oscurarle con ulteriori marcature e applicare nuovamente l’oscuramento (e così via).
Quando tutti i contenuti saranno stati eliminati, sarà possibile salvare il file risultante nella cartella di destinazione prevista, così da poterlo condividere con le parti interessate.
Rimuovere contenuti da file in formato non PDF
Prima di concludere questo articolo forniamo alcuni consigli utili per chiunque abbia l'esigenza di rimuovere contenuti interni da file aventi formati diversi da PDF, come ad esempio: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, EML, MSG, TXT, GIF, JPG, PNG, P7M, HTM, etc.
In tutti questi casi, consigliamo di adottare una delle due procedure di seguito, a seconda del tipo di file da convertire:
- Se il formato del file è gestito da un applicativo che consenta il salvataggio in formato PDF (come ad esempio Word, Excel, PowerPoint, etc.), sarà possibile convertire il file in PDF utilizzando le funzionalità “Salva con nome…”.
- In caso contrario, sarà possibile convertire il file in PDF utilizzando la funzionalità “Stampa” e selezionando una stampante virtuale PDF tra le tante disponibili gratuitamente (come ad esempio Bullzip PDF, di cui abbiamo già parlato in questo articolo).
Una volta convertito il file in formato PDF sarà possibile procedere con l’anonimizzazione mediante l'eliminazione dei metadati e dei contenuti interni secondo le modalità descritte in precedenza.
Conclusioni
Per il momento è tutto: ci auguriamo che questo approfondimento possa essere d'aiuto a chiunque sia alla ricerca di un metodo efficace per eliminare contenuti riservati e/o dati personali all'interno dei propri file PDF, così da poterli condividere senza mettere a rischio la privacy dei diretti interessati.
