La Riunione di Lavoro: come partecipare, come organizzarla, cosa fare e cosa non fare per renderla efficace

Ah, le riunioni di lavoro... Croce e delizia di chi lavora in una qualsiasi azienda, pubblica o privata che sia! Questo articolo è dedicato ai tanti che, come il sottoscritto, si trovano a dover presenziare - e spesso organizzare - riunioni operative con cadenza piuttosto frequente, trovandosi a che fare con colleghi e/o dipendenti spesso svogliati o poco interessati all'argomento: l'obiettivo, inutile dirlo, è quello di riflettere - e far riflettere - sull'importanza che questi momenti di condivisione e confronto possono avere all'interno di un qualsiasi gruppo: non soltanto a beneficio del lavoro da svolgere, ma anche e soprattutto in termini di crescita professionale e personale.

La frase che più di ogni altra ha portato alla stesura di questo articolo è una nota massima di Philip E. Bozek, presidente della Communication Designs, Inc., società di consulenza specializzata in gestione delle riunioni:

Ricordate che tempo e riunione sono due fattori che appartengono anche a voi.

Philip è autore del libro Comunicare con efficacia. 50 regole pratiche per migliorare riunioni, documenti, presentazioni, un vademecum pieno di consigli utili che affronta con ironia e acume alcuni degli aspetti chiave della quotidianeità lavorativa aziendale: si tratta di una lettura molto divertente, che mi sento di consigliare a tutti i Project Manager e direttori tecnici.

Come prepararsi

A cosa servono le riunioni? Secondo l'opinione più diffusa, una riunione realmente produttiva è quella nella quale il risultato totale è maggiore della somma dei contributi dei singoli partecipanti. Partecipare a una riunione è un momento importante del nostro lavoro in quanto è l'occasione che abbiamo per presentare al meglio il nostro punto di vista: in quell'occasione, è importante fare il possibile per favorire la crescita di una discussione costruttiva e neutralizzare gli eventuali atteggiamenti ostruzionisti degli immancabili colleghi distratti, meno disciplinati o "disturbatori". Al fine di realizzare questo obiettivo è molto importante prepararsi: la preparazione prima di una qualsiasi riunione è fondamentale. Per questo motivo, quando sappiamo di dover prendere parte a una riunione, è opportuno dedicare tempo allo studio degli argomenti in agenda ponendosi domande di questo tipo:

• Ci sono documenti o verbali di altre riunioni da leggere?
• Chi interverrà?
• In quale “veste” (consulente, esperto, decisore, ecc.) sono stato invitato?
• Quali informazioni utili posso raccogliere prima, per evitare di fare domande inutili o di far perdere tempo?
• Quanto durerà?

Rispondere a queste domande nel modo corretto aiuterà a ridurre sensibilmente i tempi della riunione, a beneficio di quanto diremo del paragrafo successivo.

Quanto dura

Pochi comprendono che, per essere realmente efficace, una riunione dev'essere soprattutto breve. Ancora più difficile è capire che, affinché una riunione sia concisa, è necessario che tutti i partecipanti - a partire da chi la organizza, ma non solo - facciano il possibile per formulare i propri interventi nel modo più sintetico e chiaro possibile. Contrariamente a quanto si possa pensare, non è per niente facile! Fornire un contributo succinto ed efficace è spesso il risultato di uno studio accurato e di un investimento temporale notevole, ovviamente da condurre prima della riunione.

Questo è ciò che disse Pascal nel 1656 per giustificare un suo intervento esageratamente lungo:

I made this so long because I did not have time to make it shorter.

La veridicità di questa massima è a tutt'oggi confermata dall'errore che spesso compiono molti funzionari e dirigenti quando, non essendosi adeguatamente preparati, si lanciano in prolisse e ripetitive dissertazioni spesso prive di reale efficacia. Sfortunatamente per loro - e per chi è costretto ad ascoltarli - una riunione di lavoro non serve a sfoggiare le proprie doti oratorie, ma a raggiungere risultati concreti in modo condiviso. Per questo motivo è necessario che non sia monopolizzata da nessuno, anche e soprattutto da chi ha il compito di organizzarla o presiederla: quest'ultimo avrà anche il difficile ma indispensabile compito di chiarire in anticipo la durata della riunione e fare del proprio meglio affinché le tempistiche prestabilite vengano rispettate.

Per quanto riguarda lo stabilire la durata ottimale, un eccezionale spunto di riflessione è dato dalla frase che Winston Churchill rivolge alla regina Elisabetta in una puntata della bella serie televisiva The Crown:

 If there is one thing I've learned in fifty-two years of public service is that there is no problem so complex, nor crisis so grave that it cannot be satisfactorily resolved within twenty minutes.

Forse non sarete bravi come Churchill, ma una cosa è certa: se una riunione dura più di una, massimo due ore, nella maggior parte dei casi significa che qualcosa è andato storto. Fate un favore a voi e ai vostri colleghi e cercate di puntare a tempistiche di questo tipo, facendo particolare attenzione al rispetto delle stesse. Ricordate che c'è solo una cosa peggiore di una riunione che dura quattro ore: una riunione di un'ora che finisce tre ore dopo!

Cosa fare

La prima cosa da comprendere è che non esistono "riunioni inutili" o "riunioni noiose": la riunione è il prodotto degli sforzi compiuti dalle persone che ad essa prendono parte, quindi saranno loro, o le cose che dicono, ad essere inutili o noiose. Ogni persona che partecipa a una riunione, nessuna esclusa, deve sentirsi responsabile della sua riuscita; è per questo che occorre evitare di arrivare in ritardo, distrarsi, prendere la parola inutilmente o interrompere i discorsi altrui.

Questi i punti fondamentali che è opportuno rispettare:

• Arrivare puntuali.
• Restare fino alla conclusione.
• Mantenere alta la concentrazione.
• Mantenere un atteggiamento positivo.

Assumere un atteggiamento che riesca sempre a privilegiare gli aspetti positivi della riunione è molto produttivo. Non è utile invece sottolineare i fattori negativi o manifestare apertamente la propria antipatia verso coloro con i quali non si è d’accordo. Eventuali divergenze o conflitti momentanei devono essere mantenuti sul piano delle idee e non coinvolgere il piano personale. Le nostre eventuali riserve saranno più credibili e convincenti se verranno sostenute da un’argomentazione basata su motivazioni, spiegazioni, esempi.

Assumere un atteggiamento positivo significa anche saper ascoltare gli interlocutori. Spesso nel corso di una riunione si prova il desiderio impellente di replicare ogni volta che si è in disaccordo, ma mentre si è occupati a formulare una brillante confutazione dell’ultimo argomento presentato dall’altro partecipante si corre il rischio di perdere il successivo!

Alla lista precedente, è dunque oppportuno aggiungere:

• Rispettare e comprendere il punto di vista altrui (anche se non collima con il nostro).
• Rispettare le decisioni prese.
• Non interrompere gli interventi degli altri.

Per concludere, la cosa migliore è comportarsi come vorremmo che gli altri si comportassero verso di noi.

Cosa NON fare

Ecco una lista di cose che è opportuno astenersi dal fare, a prescindere dal nostro ruolo nella riunione:

• Arrivare in ritardo.
• Andarsene in anticipo.
• Arrivare impreparati, chiedendo di essere edotti o aggiornati su argomenti che avrebbero dovuto essere chiari a tutti fin dall'inizio.
• Distrarsi o pensare ai fatti propri.
• Rispondere al cellulare o utilizzarlo per altri scopi non inerenti alla riunione (chat, navigazione).
• Interrompere o prevaricare sugli altri.
• Imporre il proprio punto di vista.
• Dilungarsi oltremodo negli interventi.

Non ci vuole molto a capire che, se tutti gli intervenuti si comportassero in questo modo, la riunione sarebbe un disastro. La responsabilità più importante in questo è proprio dell'organizzatore, che dovrà fare del proprio meglio per impedire che si verifichino situazioni di questo tipo.

Come condurre

Condurre una riunione è un'attività complessa: il modo migliore per imparare a farlo è osservare chi lo sa già fare, cercando di distinguere il bravo moderatore da quello meno capace. Queste sono alcune delle abilità più importanti che un buon moderatore dovrebbe avere:

• Stabilire un ordine del giorno (e attenersi ad esso): chiarire fin da subito gli scopi, gli obiettivi e gli argomenti che saranno affrontati nel corso della riunione è l'unico modo per non andare fuori tema (e fuori tempo).
• Tenere separati dibattito e decisione evitando conflittualità: il moderatore ha il compito di guidare il dibattito che precede la decisione, proteggendolo dalla conflittualità tipica della fase decisionale.
• Fare interventi che non dominino il gruppo: il modo migliore per guidare la riunione è attraverso interventi brevi e frequenti, che abbiano l'aspetto di suggerimenti: in questo modo il moderatore può arginare i “furti” di tempo e assicurarsi che l'ordine del giorno venga rispettato.
• Fare in modo che ogni partecipante abbia modo di intervenire: prima del termine di ciascun argomento, e/o al termine della riunione, è opportuno fare sempre un “giro di tavolo” per sollecitare ogni partecipante a fare un breve commento, un’osservazione o la promessa di un impegno futuro.

Individuare i "perditempo"

Attività fondamentale da parte del moderatore o conduttore della riunione è quella di riuscire a individuare i "perditempo", ovvero coloro che - per ragioni varie - assumono un atteggiamento disfunzionale rispetto alla riunione. La maggior parte dei perditempo tende a palesarsi come tale in tutte le riunioni, ma esistono anche casi di colleghi molto diligenti che assumono occasionalmente questo infausto ruolo - magari a causa di stress elevato, impegni personali particolarmente pressanti, sovraccarico di lavoro o altre ragioni.

In ogni caso, questo è il profilo tipico del perditempo:

• Parla troppo.
• Critica in modo non costruttivo.
• Chiacchiera e divaga.
• Interrompe chi sta parlando.
• Racconta barzellette.
• Introduce argomenti non presenti nell'ordine del giorno.
• Arriva in ritardo.
• Arriva impreparato.

Il moderatore deve trovare il modo di riprendere il perditempo (uno alla volta, se più d'uno) con cordialità, spiegandogli perché il suo atteggiamento non è funzionale all’andamento della riunione e invitandolo a dire in altra sede e altro momento ciò che sta dicendo. E' fondamentale fare in modo che il perditempo si renda conto del suo atteggiamento disfunzionale e "costringerlo", con argomentazioni inoppugnabili, a restare sull'argomento di discussione stabilito. Se questi interventi pubblici non dovessero ancora bastare può essere opportuno  prevedere un intervallo, durante il quale si potrà tentare di affrontare il problema in privato, con atteggiamento fermo e deciso. Una cosa è certa: anche un singolo perditempo, se non opportunamente gestito, è sufficiente a pregiudicare l'intero andamento della riunione.

Brainstorming

La tecnica del brainstorming è un valido modo per sollecitare il contributo di tutti i partecipanti quando i semplici "giri di tavolo" non sono sufficienti o non sono applicabili per via di varie situazioni (clima conflittuale, soggezione di alcuni nei confronti di altri e così via).

La tipologia più diffusa di brainstorming è quello che si fa a voce alta: ciascun partecipante, a turno, dice quello che gli viene in mente - comprese le cose più stravaganti e sconvenienti - in modo da stimolare le idee degli altri e giungere a proposte a volte sorprendenti. In alcuni casi, però, la timidezza o reticenza possono costituire un ostacolo insormontabile a questo tipo di confronto. Quando questo accade, è possibile utilizzare la variante del brainstorming scritto, nel quale ciascuno dei partecipanti ha modo di mettere sul tavolo la sua idea senza nessuna timidezza o reticenza.

Il brainstorming scritto si articola nei seguenti passaggi:

• Il moderatore formula la domanda a cui si deve rispondere, il più possibile in termini concreti e specifici: “Come pensate che si possa risparmiare tempo in questo processo produttivo? A che punto del processo?” Assolutamente da evitare sono le domande troppo generiche, del tipo: “Che cosa proponete?”.
• Tutti i partecipanti scrivono la loro idea sul foglietto (una idea per ogni foglietto), quindi depositano il foglietto piegato al centro del tavolo.
• Il moderatore raccoglie tutti i foglietti, quindi li mescola e li distribuisce nuovamente ai partecipanti in ordine sparso.
• I biglietti vengono letti dai partecipanti uno alla volta: il moderatore estrapola le parole chiave e le riporta su una lavagna, in modo da mettere sotto gli occhi dei partecipanti le idee che man mano vengono fuori, aggregandole per affinità.
• Quando tutti i foglietti sono stati letti, ciascuna delle idee presenti sulla lavagna viene votata per alzata di mano.

Per il momento mi fermo qui: avrò senz'altro modo di tornare sull'argomento in futuro. Spero che questi consigli potranno aiutarvi a gestire al meglio le vostre riunioni.

In bocca al lupo!

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