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La definizione Outlook Mobile App è convenzionalmente utilizzata per riferirsi alle molteplici app native sviluppate da Microsoft per consentire l'utilizzo di MS Outlook sui vari dispositivi mobili Android, iOS, Windows Phone, etc.; si tratta di client e-mail a tutti gli effetti, aventi caratteristiche simili a quelle della versione desktop di MS Outlook, ma con una interfaccia utente piuttosto diversa.
In ambito business, Outlook Mobile App ha la principale funzione di consentire la connessione a sistemi MS Exchange da dispositivi mobili: è quindi utilizzato principalmente dalle aziende che utilizzano sistemi basati sul framework Office + Exchange Server o, più recentemene, Office 365 + Exchange Online.
Installazione
Per installare la App è sufficiente cercare Microsoft Outlook tramite il motore di ricerca dello store utilizzato dal proprio mobile device (Play Store per dispositivi Android, Apple Store per dispositivi iOS) e seguire le istruzioni.
Configurazione
Le attività da effettuare per configurare il proprio indirizzo di posta elettronica su Outlook Mobile App sono molto diverse a seconda del tipo di account. La prima cosa da fare è quindi recuperare (o richiedere al proprio staff IT) quale tipologia di account è necessario installare. In questa guida ci occuperemo delle due casistiche più comuni, ovvero:
- Account e-mail standard: Account e-mail che comunica direttamente con il provider di posta elettronica (es. Aruba, GoDaddy, etc.) utilizzando i protocolli POP/IMAP per la ricezione e SMTP per l'invio.
- Account Exchange: Account gestito mediante connessione con il servizio Exchange Server o Exchange Online installato presso il dominio aziendale.
Account e-mail standard
Per utilizzare la app con un account e-mail standard è necessario disporre delle seguenti informazioni, che il service provider (o il proprio staff IT) ha il compito di fornite a ciascun utente:
- Un indirizzo di posta elettronica (ad es. m.rossi@miodominio.com).
- Una password associata all'indirizzo di cui sopra.
- Il nome identificativo del server POP3 o IMAP per ricevere la posta elettronica (ad es. imaps.aruba.it), e relativa porta TCP (solitamente 110 o 995 per POP3, 143 o 993 per IMAP).
- Il nome identificativo del server SMTP per inviare la posta elettronica (ad es. smtps.aruba.it), e relativa porta TCP (solitamente 25 o 465).
Passaggi da effettuare
La procedura di configurazione per installare un account e-mail standard varia da provider a provider, a seconda delle modalità di autenticazione ai server POP3/IMAP e SMTP di cui sopra: nella maggior parte dei casi è sufficiente inserire i dati forniti dal service provider e/o staff IT, avendo cura di ripetere il nome utente (quasi sempre corrispondente all'indirizzo e-mail) e la password forniti.
Account Exchange
Per utilizzare la app con un account Exchange è necessario disporre delle seguenti informazioni, che il service provider (o il proprio staff IT) ha il compito di fornite a ciascun utente:
- Un indirizzo di posta elettronica (ad es. m.rossi@miodominio.com).
- Un nome identificativo del server che gestisce la posta elettronica (ad es. server.miodominio.com).
- Un nome identificativo del dominio windows relativo all'infrastruttura di rete aziendale (es. MIODOMINIO).
- Un account di dominio windows, composto da un nome utente (ad es. Rossi) e una relativa password di accesso.
Passaggi da effettuare
Una volta ottenute le informazioni necessarie effettuare i seguenti passaggi, avendo cura di rispondere affermativamente a eventuali avvisi di sicurezza sui certificati (facendo click su SI o Accetto) nel caso in cui Exchange Server sia stato configurato per utilizzare certificati SSL auto-firmati:
- Eseguire la App Microsoft Outlook
- Nella schermata di configurazione iniziale, inserire l' indirizzo di posta elettronica che si desidera configurare e la password dell'account di dominio Windows, quindi confermare l'inserimento premendo il pulsante OK, Invia, Avanti o il segno di spunta in alto a destra (a seconda delle versioni della app).
La app cercherà le impostazioni predefinite e poi chiederà di inserire altri dati attraverso una seconda schermata. Sarà quindi necessario inserire:
- il nome identificativo del server.
- il dominio e il nome utente, separati da un carattere backslash, ovvero "\". ATTENZIONE: In alcune versioni della app il campo "dominio\nomeutente" potrebbe essere SEPARATO in due campi distinti, "Dominio" e "Nome utente", disposti su due righe diverse: in quel caso i due valori vanno inseriti separatamente (senza backslash).
- Confermare i dati inseriti, quindi attendere qualche minuto per consentire la sincronizzazione dell'account con il server e lo scaricamento dello storico dei messaggi.
Quando i messaggi sono stati scaricati, si consiglia di effettuare un test di invio e ricezione utilizzando un indirizzo e-mail alternativo che si ha la possibilità di controllare.
Conclusioni
Per il momento è tutto: ci auguriamo che questa guida possa essere un utile ripasso agli amministratori di sistema, ma soprattutto utile agli utenti incaricati dai proprio staff IT di procedere autonomamente all'installazione della app Outlook sul proprio dispositivo mobile aziendale in modalità COPE (corporate owned, personal enabled) o BYOD (bring your own device).
