Uno dei problemi più annosi quando si gestisce la posta elettronica con applicativi desktop come Outlook e Thunderbird è legato al consumo di spazio su disco delle cassette di posta, le quali tendono a crescere a dismisura nel corso del tempo fino a raggiungere dimensioni critiche. Le conseguenze di questa inevitabile situazione sono molteplici: il nostro client di posta diventa ogni giorno più lento, fare i backup diventa sempre più impegnativo e dispendioso, e così via. Il problema del degrado di prestazioni è particolarmente sentito dagli utilizzatori di MS Outlook, che comincia a funzionare davvero male quando le dimensioni dei suoi file OST e/o PST superano i 40-50GB di dimensioni.
Per risolvere il problema, inutile dirlo, occorre trovare il modo di ridurre le dimensioni di quei file, il che significa liberarsi dei messaggi che non ci serve più mantenere: tuttavia, se state leggendo questo articolo, siete probabilmente già a conoscenza del fatto che anche la cancellazione definitiva dei messaggi non si traduce immediatamente nella riduzione dello spazio occupato dai suddetti file: affinché questo avvenga è necessario compattare manualmente i file OST e PST utilizzando l'apposito strumento di consolidamento messo a disposizione da Outlook.
La prima cosa da fare è utilizzare la GUI di Outlook per eliminare la posta che intendiamo cancellare dalle varie cartelle della mailbox (posta in arrivo, posta inviata, posta indesiderata/spam e così via) ed Eliminare tutti i messaggi che non siamo intenzionati a conserare: particolarmente importante è l'eliminazione della posta indesiderata, che molto probabilmente sarà la prima cosa di cui vorremo disfarci. Una volta fatto, spostiamoci nella cartella della Posta Eliminata ed eliminiamo definitivamente i file: come detto prima questa operazione non è sufficiente per ridurre le dimensioni dei file OST e PST, ma si tratta comunque di una operazione fondamentale per avere qualcosa da recuperare.
- Fare clic sulla scheda File.
- Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.
- Nella scheda File di dati selezionare il file di dati che si desidera compattare e quindi fare clic su Impostazioni.
- Fare clic sulla scheda Avanzate > Impostazioni file di dati di Outlook.
- Nella finestra di dialogo Impostazioni file di dati di Outlook fare clic su Compatta e quindi su OK.
Una volta fatto, Outlook darà inizio alla procedura di compattamento del file OST/PST. L'operazione dura alcuni minuti, durante i quali è fondamentale lasciare Outlook aperto e in esecuzione.
Per controllare le dimensioni del file OST/PST al termine dell'operazione, è possibile eseguire lo strumento Esplora File e navigare nelle cartelle seguenti:
- Windows 8, 8.1 and 10: Users\<your_username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
- Windows 7: Documents\Outlook Files
- Windows XP: My Documents\Outlook Files
Pulizia Cassetta Postale
Non tutti sanno che Outlook mette a disposizione uno strumento di utility piuttosto utile, denominato Pulizia Cassetta Postale, che consente di controllare lo spazio occupato dai singoli messaggi della nostra mailbox e/o archiviarli in un file PST separato.
Per eseguirlo, è sufficiente fare clic sulla scheda File, quindi Strumenti > Pulizia cassetta postale.
Una volta lanciato, è possibile eseguire le seguenti attività:
- Per visualizzare la dimensione totale della cassetta postale e delle singole cartelle in essa contenute, fare clic su Visualizza dimensione cassetta postale.
- Per individuare gli elementi meno recenti, selezionare Trova elementi più vecchi di n giorni, immettere un numero compreso tra 1 e 999 e quindi fare clic su Trova.
- Per individuare gli elementi di grandi dimensioni, selezionare Trova elementi superiori a n KB, immettere un numero compreso tra 1 e 9999 e quindi fare clic su Trova.
- Per spostare gli elementi meno recenti della cassetta postale in un file di dati di Outlook (con estensione pst) di archivio, fare clic su Archiviazione automatica.
- I file di dati di Outlook (con estensione pst) vengono salvati nella cartella Documenti\Outlook Files del computer in uso. Se si utilizza Windows XP, i file con estensione pst vengono salvati nella cartella Documenti\Outlook Files.
- Per visualizzare la dimensione della cartella Posta eliminata, fare clic su Visualizza dimensione Posta eliminata.
- Per svuotare la cartella Posta eliminata, fare clic su Svuota.
- Per visualizzare la dimensione della cartella Conflitti, fare clic su Visualizza dimensione conflitti.
- Per eliminare il contenuto della cartella Conflitti, fare clic su Elimina.
