Nel contesto lavorativo moderno, Microsoft Teams rappresenta uno degli strumenti più utilizzati per la collaborazione a distanza. Tuttavia, nonostante l’elevato livello di integrazione con SharePoint e OneDrive, permangono alcune limitazioni che impattano sull’efficienza e sulla fluidità dei processi condivisi, specialmente quando si tratta della gestione delle registrazioni delle riunioni.
Una delle problematiche più sentite riguarda i permessi di download dei file video e delle trascrizioni generati al termine di una riunione. Per impostazione predefinita, soltanto l’organizzatore della riunione, che viene anche identificato come proprietario della registrazione, può scaricare il contenuto o spostarlo in un'altra posizione. Gli altri partecipanti, pur potendo visualizzare o condividere il video, non hanno la possibilità di effettuarne il download, salvo che non venga loro concesso esplicitamente l’accesso dal proprietario.
Una procedura macchinosa e da ripetere
Il processo per abilitare altri utenti al download richiede numerosi passaggi manuali:
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Accedere alla pagina dello Stream dove è ospitato il video.
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Fare clic sul pulsante (in realtà un menù) “Condividi” sulla sinistra.
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Selezionare l’opzione “Gestisci accesso”.
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Cliccare sull’icona poco visibile “Concedi accesso”, situata in alto a destra accanto ai pulsanti “… altre opzioni” e “X chiudi”.
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Inserire gli indirizzi email degli utenti a cui si desidera concedere l’accesso (ad esempio:
[email protected]). -
Confermare con il pulsante “Concedi accesso”.
Solo a questo punto i partecipanti potranno scaricare il video e le trascrizioni della riunione. Purtroppo, questa operazione deve essere ripetuta per ogni singolo file, in quanto attualmente non è possibile definire permessi di download predefiniti o globali, né a livello di team, né di canale, né di organizzazione.
La proposta inviata a Microsoft
Per affrontare questa limitazione, è stato aperto un feedback ufficiale sul portale Microsoft, che propone l’introduzione di meccanismi più flessibili e centralizzati per la gestione dei permessi di accesso alle registrazioni. Tra le proposte figurano:
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La possibilità di concedere automaticamente i diritti di download a tutti i partecipanti alla riunione.
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L’opzione per i proprietari di un team o canale di definire regole di default sui permessi delle registrazioni.
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Una policy globale a livello di tenant per la gestione centralizzata dei permessi.
Chiunque ritenga utile questa funzionalità può consultare e votare il feedback direttamente al seguente link ufficiale:
Conclusioni
Migliorare la gestione dei permessi di download delle registrazioni in Microsoft Teams non è solo una questione di praticità, ma anche di efficienza operativa e di riduzione del carico amministrativo per gli utenti. Un cambiamento in questa direzione rappresenterebbe un passo significativo verso una collaborazione digitale più agile e inclusiva.
