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In questo articolo cercheremo di confrontare i due principali interventi organizzativi che prevedono la gestione del cambiamento (change management) dei processi di business all'interno di una azienda o organizzazione: il Business Process Re-engineering (BPR), traducibile in italiano come riprogettazione dei processi aziendali, e il Business Process Management (BPM), noto in italia come gestione dei processi aziendali. Come avremo modo di vedere nel corso dell'approfondimento, si tratta di due strumenti molto diversi, che si sono diffusi in momenti storici diversi per far fronte ad ambiti di utilizzo ben precisi.
Business Process Re-engineering (BPR)
Come sempre, è opportuno partire dalla definizione: il BPR è inteso come l'insieme delle attività necessarie a definire, ottimizzare, monitorare ed integrare i processi aziendali al fine di rendere efficace il business dell'azienda. Il modello prevede di partire da una analisi del contesto (identificazione dei processi as-is) e conseguente mappatura del processo primario e dei processi di supporto; si procede poi con l'individuazione delle criticità o dei punti suscettibili di miglioramento (analysis e review dell’as-is); quindi si disegnano le soluzioni (design del to-be); infine, si procede con il test e l’implementazione del to-be, che prevede una riprogettazione / reingegnerizzazione del processo in maniera organica.
Tra le tante possibili metodologie da seguire, quella che a nostro avviso si dimostra più efficace nella maggior parte dei contesti è mutuata dall'ISO 9001:2015, ovvero la più recente (ad oggi) revisione del total quality system, che integra il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA, noto anche come ciclo di Deming) tipicamente utilizzato dalla famiglia ISO 27000. Il ciclo di Deming si applica bene al change management in quanto arricchisce il metodo tradizionale (identify, review, design, implement) con una dimensione iterativa e basata sul continuous improvement, fornendo una dimensione iterativa a ciascuna fase e prevedendo in particolare dei controlli specifici (check) per ciascuna di esse.
Business Process Management (BPM)
Il BPR toccò il momento di massima diffusione e popolarità alla fine degli anni novanta, prima di essere affiancato - e progressivamente rimpiazzato - dal Business Process Management, noto anche come BPM.
La differenza di fondo del BPM rispetto all'approccio tipico del BPR è data dal fatto che, mentre il secondo prevede un cambio radicale dei processi, il primo punta a un miglioramento incrementale degli stessi: un approccio evolutivo che si sposa bene con la successiva diffusione dei metodologie di lavoro agile e che lo ha reso progressivamente più appetibile rispetto al BPR.
BPR vs BPM
Il modo migliore per visualizzare le similarità e differenze tra i due modelli è procedere attraverso un confronto comparativo che metta in relazione le loro caratteristiche corrispondenti in modo puntuale. Nella tabella di seguito abbiamo provato a realizzare questo lavoro:
| Business Process Re-Engineering (BPR) | Business Process Management (BPM) |
|---|---|
| Ha come obiettivo principale la sostituzione dei processi esistenti con nuove realtà (re-engineering) | Ha come obiettivo principale l’automazione e il riuso dei processi esistenti (reuse) |
| Presenta un livello di rischio medio-alto | Presenta un basso livello di rischio |
| Il cambiamento tende ad essere radicale | Il cambiamento è continuo e iterativo |
| Il tempo previsto per la reingegnerizzazione è poco controllabile e scarsamente prevedibile | Il tempo previsto per le implementazioni evolutive tende ad essere ben controllato e prevedibile |
| La collaborazione tra Business e IT è incoraggiata ma non sempre necessaria | La collaborazione tra business e IT è incoraggiata e quasi sempre necessaria |
| Utilizza workflow di processo e sistemi EAI | Utilizza piattaforme di gestione dedicate (BPMS) |
| Si concentra su un singolo processo alla volta (monotask) | Consente di lavorare su più processi contemporaneamente (multitask) |
| Ha sempre un impatto considerevole sull’organizzazione aziendale | Può avere vari tipi e livelli di impatto sull’organizzazione aziendale |
| Produce un cambiamento drastico | Produce un cambiamento graduale e incrementale |
| Ha costi solitamente elevati, anche come front-load | Ha costi contenuti e diluiti nel corso del tempo |
Business Process Management Suite (BPMS)
I BPMS sono strumenti software che aiutano a gestire il ciclo PDCA (continuous improvement) fornendo strumenti di modeling, discovery, design, workflow, simulazione e test dei processi. Il software BPMS deve presentare dati obiettivi, possibilmente ottenuti medianti indicatori di prestazione chiave (KPI) individuati in modo da fornire resoconti sintetici sull'operatività dei processi.
In periodi recenti si sono diffuse piattaforme evolute di BPMS “intelligente”, note come iBPMS, che forniscono strumenti sofisticati ulteriori come real-time analytics, complex event processing (CEP), business activity monitor (BAM), nonché funzionalità di collaborazione avanzata. Le aziende ad oggi leader del settore BPMS, secondo gli ultimi Gartner charts, sono:
- Pegasystems
- Appian
- IBM
- Oracle
- Bizagi
- K2
- Genpact
- AuraPortal
- Newgen
- Software AG
Enterprise Application Integration (EAI)
L'EAI è un insieme di processi per l’integrazione tra diversi tipi di sistemi informatici attraverso l'utilizzo di software e soluzioni architetturali.
L’integrazione può essere relativa:
- Ai dati, ovvero a livello di database o archivi dati: trasferimenti batch, unioni di dati, repliche di dati o soluzioni complete ETL (Extract, Transform, Load);
- A Funzioni e Metodi, ovvero di applicazioni (A2A): può essere diretta, con paradigma request/response, o basata su strumenti di middleware o su codice custom, sviluppato ad hoc.
- Alle interfacce utente, solitamente basata sull’adozione di browser (interfacce web) mediante la creazione di EBP (enterprise business portal) o EAP (enterprise application portal).
- Ai processi di business, oggi frequentemente implementata tramite un passaggio a una Service-Oriented Architecture basata su microservizi e gestione dell’infrastruttura in cloud.
Conclusioni
Per il momento è tutto: ci auguriamo che questo approfondimento possa essere utile per avere le idee più chiare su questi due importanti modelli di gestione del change management all'interno di un'azienda.
